Pronto per un sistema ERP?

• "Realizzare una chiusura gestionale mensile richiede molto tempo, interventi manuali e la qualità dei dati non è affidabile."
• "Le previsioni di vendita si basano più su congetture che su dati concreti."
• "La azienda sta riscontrando problemi a gestire la crescita dei volumi degli ordini e la soddisfazione del cliente sta vacillando."
• "E difficile reperire dati precisi riguardo alle giacenze di magazzino ed al loro valore puntuale."
• "Il contesto economico richiede una revisione dei processi di vendita per raggiungere gli obiettivi di marginalità, ma non è chiaro come ottenere dati su cui basare le analisi e progettare le strategie future."

Se sentite queste affermazioni come vicine alla vostra situazione attuale, allora potrebbe essere il momento di prendere in considerazione l’adozione di un sistema ERP di ultima generazione. Poiché ogni azienda è unica, non c'è nessun singolo indicatore che dice: "E 'necessario un ERP ora!". Tuttavia, le imprese che potrebbero trarre beneficio da un software ERP devono spesso affrontare problemi e frustrazioni simili a quelli elencati in precedenza.

1 - Software diversi per differenti processi

Contabilità, gestione del personale e area finanza utilizzano software diversi dall’area commerciale, vendite e acquisti ? L'assistenza post-vendita utilizza un CRM custom separato ? I dipendenti nel vostro magazzino utilizzano una soluzione completamente diversa per monitorare spedizioni e ricezioni o gestire stoccaggi e prelievi ? Generare reportistica direzionale è una operazione impegnativa in termini di tempo e risorse ? I dati raccolti non sono sempre affidabili e di alta qualità ?

La presenza in azienda di differenti sistemi per gestire diverse aree, comporta l’aumento della complessità generale del sistema, genera difficoltà di relazione tra le funzioni aziendali, rende complesso ed impegnativo raccogliere i dati per generare la reportistica direzionale per l’analisi e la pianificazione della strategia.

Quando vari sistemi definiti "dipartimentali" operano separatamente, si possono avere effetti devastanti sui processi che hanno lo scopo di garantire che la vostra azienda proceda in piena salute e senza problemi. Senza dati precisi sulle vendite, la gestione delle scorte può essere deficitaria; anche aree aziendali apparentemente non collegate possono subire effetti reciproci negativi, ed innescare un effetto a catena su tutta l'azienda, dalla redazione dei budget di marketing alla registrazione della contabilità.

Un vero sistema ERP integra tutte le funzioni aziendali, affidando la gestione dei dati ad un unica base dati e ad una unica applicazione. Con una fonte di informazioni che contiene dati accurati e in tempo reale, una soluzione ERP aiuta il personale a prendere decisioni migliori in modo più tempestivo, consentendo di liberare tempo e risorse per concentrarsi su questioni a più alto valore aggiunto ed aiutare il business a crescere più velocemente.

2 - Accesso alle informazioni

Se la direzione richiede i dati relativi alla marginalità media per linea di prodotto, quanto tempo ci vorrà per reperire e presentare la risposta? E come rispondiamo ad altre richieste ricorrenti quali il numero di ordini ricevuto ed evasi al giorno o le vendite per periodo e area geografica? Per le aziende che si affidano a sistemi dipartimentali e a fogli di calcolo, che devono essere costantemente aggiornati e riconciliati manualmente, tutto questo rappresenta un significativo spreco di risorse, oltre al fatto che operazioni manuali e ripetitive sono a forte rischio di errore.

Un altro elemento che sta acquistando rilevanza significativa è il tema della dematerializzazione. Troppo spesso, infatti, il personale è impegnato nella ricerca e nell'archiviazione di informazioni cartacee. Un efficace sistema di gestione documentale fornirà benefici tangibili in termini di tempo risparmiato e facilita nel reperimento delle informazioni.

Il ritmo del business è più veloce che mai, il che significa che i dipendenti in tutta l'azienda hanno bisogno di un accesso immediato ai dati chiave. Con una soluzione ERP, i dirigenti possono ottenere una visione precisa e consistente delle operazioni di business in qualsiasi momento, mentre il resto del personale è in grado di ottenere le informazioni di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo più efficace. Ad esempio, gli agenti di vendita devono essere in grado di vedere in tempo reale e da remoto la cronologia delle vendite di un cliente e gli interventi di assistenza; questo permette di agire proattivamente nei confronti dei clienti e di migliorare i tassi di vendita, aumentando le opportunità di upsell e cross-sell.

3 - Controllo di gestione difficile e inaffidabile

Spesso, i primi segni evidenti che la vostra azienda ha bisogno di software ERP arriveranno dal reparto contabilità. La registrazione delle fatture passive è costantemente in ritardo, e anche la fatturazione attiva richiede molto tempo per verifiche e quadrature manuali tra magazzino e agenti di vendita. Costruire la situazione di un cliente richiede tempo e passaggi manuali successivi, con aumento delle probabilità di errore legate alle operazioni manuali.

Anche l'area finanza costituisce un problema in termini di tempo e risorse: produrre un cash flow affidabile risulta spesso una impresa titanica.

Non parliamo poi del controllo di gestione. Anche imputare i costi diretti è un compito non banale e costoso in termini di tempo; e la ripartizione dei costi indiretti è realizzata tramite fogli di calcolo, con risultati spesso inconsistenti e non verificabili.

Tutte queste operazioni possono essere sistematizzate spesso fino alla completa automatizzazione, tramite un software ERP. Il personale sarà più produttivo, libero da compiti ripetitivi i cui risultati sono spesso fonte di frustrazione e ritardi.

4 - Gestione clienti, affidabilità e immagine

Nel momento in cui l'azienda si trova ad agire all'interno di un mercato estremamente competitivo, o in un momento di forte crescita, tenere sotto controllo la qualità percepita dal cliente diventa un punto essenziale.

Una corretta gestione della produzione, del magazzino, delle operazioni logistiche e di vendita, può essere ostacolata dalla presenza di più sottosistemi dipartimentali, con impatti nefasti sulla qualità del servizio offerto al cliente. E' importante che, rispondendo alla chiamata di un cliente, siamo in grado di avere in qualsiasi momento la situazione completa  del soggetto, dal punto di vista finanziario, logistico e statistico, per garantire che i livelli di affidabilità e la reputazione dell'azienda rimangano ai massimi. Oggi non è accettabile terminare una conversazione con un cliente senza avere fornito la risposta attesa, rimandando ad una successivo contatto a causa della mancanza di informazioni.

5 - Infrastruttura IT

Uno dei più grandi svantaggi di avere una molteplicità di sottosistemi dipartimentali all'interno dell'azienda o delle sedi locali è che la gestione tecnica può diventare un incubo. Gli aggiornamenti, le varie problematiche che possono presentarsi nella operatività quotidiana sono moltiplicate, il personale informatico è continuamente saturo di chiamate, ed il costo totale di mantenimento dell'infrastruttura rappresenta un problema.

Invece di aggiungere sottosistemi software ed aumentare la complessità globale ad un sistema già inefficace, la tecnologia ERP può dare l'agilità necessaria per rispondere alle mutevoli esigenze di un business in rapido cambiamento. Il rapporto con un unico fornitore offre evidenti vantaggi in termini di razionalizzazione sia economica che di rapporto.

Il sistema ERP giusto per il tuo business

I rapidi cambiamenti del panorama economico e di mercato che hanno caratterizzato gli ultimi anni hanno determinato la nascita di nuove esigenze per le imprese; diventa quindi imperativo garantire che il sistema ERP della vostra azienda sia in grado di sostenere e valorizzare i nuovi modelli di business. Questo significa individuare un sistema che non solo sia giusto per il vostro business di oggi, ma che sia anche in grado di supportare il vostro business nel suo sviluppo futuro.

Mappatura dei processi e copertura funzionale

Per poter verificare se una soluzione ERP copre tutte le funzioni che sono attualmente necessarie per la vita dell’azienda è innanzitutto necessaria una preventiva mappatura dei processi organizzativi attuali e delle eventuali esigenze di evoluzione degli stessi.

In secondo luogo è necessario verificare la percentuale di copertura degli attuali flussi organizzativi e delle esigenze di business garantita dalle funzionalità standard offerte dell’ERP. Il precedente lavoro di mappatura permetterà di fornire una prima stima relativamente  alle necessità di interventi custom, nel caso in cui la copertura funzionale standard non sia sufficiente a soddisfare le necessità.

Nel caso in cui lo standard del prodotto offra funzioni non necessarie rispetto alle attuali esigenze, questa fase permette di valutare quali sono i moduli software debbano essere implementati nella prima fase di progetto (entro il “go live”) e quali invece potranno eventualmente essere implementati in un secondo tempo.

Configurabilità e personalizzabilità

Una soluzione ERP deve essere abbastanza flessibile ed efficiente da supportare la crescita dell’azienda, permettendo di integrare velocemente nuovi processi, nuove sedi e unità locali. Allo stesso tempo, uno degli scopi dell'adozione di un ERP risiede nella volontà di standardizzazione dei processi, vista come valore e necessità da parte del management e degli investitori.

In linea generale, al momento di progettare un prodotto ERP, la software house fa una scelta di fondo: progettare un prodotto configurabile o un prodotto personalizzabile. Questa scelta iniziale influirà le caratteristiche del prodotto, l'uso che potrà esserne fatto e le potenzialità che potranno essere offerte ai clienti che adotteranno quella soluzione. Gli ERP configurabili (ad esempio SAP) rappresentano implementazioni monolitiche di processi aziendali standard a cui l'azienda è chiamata a conformarsi, a meno di piccole modifiche operative, già previste dal produttore, che si realizzano tramite opportune configurazione dei parametri applicativi. Eventuali necessità completamente custom comportano interventi complessi, lunghi e costosi. Approccio diverso per gli ERP personalizzabili (ad esempio Microsoft Business Central): anch'essi offrono processi standard, ma l'azienda non è necessariamente chiamata a conformarsi ad essi: è infatti possibile, da parte del partner che implementa il progetto, modificare anche le logiche applicative più intime del prodotto, non tramite parametri previsti dal produttore, ma modificando direttamente il codice. Le personalizzazioni sono più semplici e veloci, e comportano investimenti molto minori.

Standard e flessibilità

Da quanto detto in precedenza discende che gli ERP configurabili sono spesso preferiti da aziende di grandi dimensioni il cui obiettivo sia la standardizzazione dei processi e del flussi aziendali. A volte l'adozione di un ERP non personalizzabile, che imponga un elevato livello di standardizzazione, è un requisito suggerito da esigenze strategiche del management (quotazione, emissione di obbligazioni, certificazioni particolari, ecc.), o dalla necessità di uniformare l'operatività di più controllate in diversi paesi.

Aziende meno strutturate e dimensionate, d'altro canto, traggono i maggiori benefici da un approccio meno dogmatico, che tenga presente anche le esigenze di business dell'azienda, adattando il livello di standardizzazione ad una flessibilità indispensabile per affrontare situazioni di fluttuazione, assestamento o rapida crescita. In quest'ottica, gli ERP personalizzabili rappresentano una risorsa preziosa poiché, con la possibilità di implementare rapidamente modifiche significative, permettono di ritagliare sull'azienda un vestito perfettamente adeguato alle proprie esigenze.

E' immediato ricavare un altro suggerimento: soprattutto nel caso in cui si decida di scegliere un ERP personalizzabile, la scelta del partner che implementerà il progetto diventa un elemento critico. Trovare il giusto bilanciamento tra standardizzazione e personalizzazione richiede esperienza e competenza. Queste due caratteristiche, unite ad affidabilità e flessibilità diventano fattori chiave nella scelta del partner.

Che tipo di visibilità offre il sistema?

Obiettivi fondamentali del progetto di implementazione di un sistema ERP sono l'aumento della condivisione delle informazioni e della collaborazione tra soggetti aziendali. Il sistema ERP deve facilitare l'attività di reperimento delle informazioni; ogni utente deve avere rapido accesso a tutte le informazioni azienali, non solamente a quelle strettamente collegate al proprio ruolo, ma a quelle di tutte le aree (ovviamente previa definizione dei permessi).

In questo modo si stimola la proattività degli operatori, che hanno a disposizione tutti gli strumenti per avere un quadro completo della situazione aziendale, aumentando l'efficienza generale e la capacità di prendere tempestivamente le decisioni opportune. Allo stesso modo il management dovrà avere la possibilità di fruire di reportistica direzionale e cruscotti in tempo reale, con dati affidabili e accurati.

Scalabilità

La scalabilità è un elemento fondamentale relativamente alla capacità di un sistema ERP di supportare il vostro business nella sua crescita. Un sistema centralizzato, flessibile e personalizzabile, rende più veloce e più facile implementare o sviluppare i processi di business. Il software ERP dovrebbe sostenere la crescita del vostro business, non vincolarlo.

Tecnologia e mobilità

L'aspetto tecnologico ha importanza fondamentale. Vista la rapidità nell'evoluzione delle tecnologie, è importante affidarsi ad un prodotto che, oltre ad essere progettato con strumenti all'avanguardia, garantisca evoluzioni future che permettano all'azienda di guardare avanti senza preoccupazioni. Da questo punto di vista affidarsi a grandi player internazionali che rappresentino una guida dal punto di vista tecnologico (come Microsoft) offre notevoli garanzie, poiché aziende di queste dimensioni pianificano lo sviluppo dei loro prodotti e dei relativi investimenti con decine di anni di anticipo. Oltre a questo, bisogna considerare che colossi di questa portata sono meno sensibili alle turbolenze dei mercati, offrendo maggiori garanzie in termini di protezione dell'investimento. Chiedete sempre la roadmap di evoluzione del prodotto e verificatene l'evoluzione avuta nei 10 anni precedenti.

Non è possibile prendere in considerazione un sistema ERP senza analizzare le opportunità che offre a livello di utilizzo in mobilità. La forza vendite, il personale dedicato agli interventi di assistenza/manutenzione, il management dovranno avere l'opportunità di fruire di tutti i dati in tempo reale e da remoto, in maniera efficace e tecnologicamente sicura. Anche il vostro staff IT gradirà questa opportunità, potendo godere dei benefici dati dalla minore necessità di manutenzione.

E' quindi imperativo orientarsi verso un sistema che, oltre al classico paradigma Client-Server offra la possibilità di connettersi tramite un browser web (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari, ecc.) e tramite app, sfruttando quindi ogni tipo di periferica, dal PC allo smartphone passando per tablet, notebook e convertibili.

Valutate le referenze di settore

E' importante che il prodotto ERP che state valutando si adatti senza problemi alla vostra azienda e ad vostri processi. Informatevi relativamente alle soluzioni già adottate presso vostri competitor o business partner, per sincerarvi che il prodotto sia protagonista di progetti di successo. Ovviamente da questo punto di vista ha importanza fondamentale anche il partner che sviluppa il progetto di implementazione; per affrontare la partner selection in modo corretto vi rimandiamo all'apposito documento presente nel Wiki.

Conclusione

Implementare un sistema ERP moderno può apparire estremamente impegnativo, ma con la giusta soluzione ed il supporto di un partner esperto, può essere l’investimento decisivo per liberare il vero potenziale di crescita del vostro business.

On-prem o Cloud?

Visti i recenti cambiamenti in atto all'interno del mercato dei prodotti e dei servizi software, appare opportuno approfondire la questione delle forme di "licensing", ovvero della fruizione e del pagamento del prodotto/servizio, sempre mantenendo il focus sui sistemi ERP.

Al di là di quale sia il prodotto ERP che avete scelto o che state valutando, è necessario analizzare il tipo di licensing da adottare. Alla classica licenza on-prem, con la quale si acquista il diritto perpetuo di utilizzare il prodotto a fronte di un investimento iniziale, è stata recentemente affiancata la soluzione di licensing cosiddetta "cloud". In linea generale, questa seconda proposta consiste nel pagare, a posteriori, solamente l'effettivo utilizzo che si è fatto nel periodo di tempo (usualmente un mese). Il prodotto, nel caso di offerta cloud non è installato presso la sede del cliente, ma viene fruito tramite un collegamento remoto; i dati si trovano in una località imprecisata, sgravando l'azienda dai costi di manutenzione di un CED interno e della relativa infrastruttura.

Approcci differenti

Nonostante ciò che i media usualmente trasmettono, i due approcci sono radicalmente diversi, e la confusione che viene fatta intorno al termine "cloud" non aiuta a comprendere a fondo le caratteristiche e le diversità delle due soluzioni. Senza dilungarci in dettagli tecnici, è importante comprendere cosa sia un servizio offerto in modalità "cloud". Fruire di un vero servizio "cloud" significa utilizzare una applicazione la cui logica di esecuzione è uguale per qualunque utente la utilizzi, che viene eseguita sfruttando capacità di calcolo non precisamente localizzate, e i cui dati gestiti siano memorizzati in un luogo non precisamente localizzato. Un buon esempio di servizio "cloud" è rappresentato dalla suite Microsoft Office365 o da Google Documents.

Diversamente, il licensing "on-prem" consiste nell'acquistare i diritti di utilizzo perpetuo di un prodotto, ed utilizzarlo installandolo su un server presente in azienda. L'applicazione utilizzata in azienda sarà quella personalizzata per voi, e i dati rimarranno fisicamente all'interno dell'azienda, normalmente memorizzati su un disco del server.

Di seguito proponiamo un sintetico prospetto di pro e contro delle due offerte:

ERP + Cloud = ??

Cercando di applicare l'idea di "cloud" al concetto di software ERP, è immediato rilevare criticità difficilmente sanabili. Un progetto ERP è costituito da un processo di analisi durante il quale viene rilevata la necessità di eventuali personalizzazioni, per meglio adattare la soluzione ai processi aziendali, o per meglio gestire le specificità e l'immagine dell'azienda. Esempi eclatanti che balzano immediatamente alla mente sono la reportistica, la business intelligence, il controllo di gestione (driver di ripartizione, ribaltamenti), e via di questo passo.

Come è possibile, alla luce di quanto detto, fruire di un ERP customizzato in modalità "cloud"? La risposta è semplice: non è (ancora) possibile; almeno alla data in cui si scrive. Sono in corso alcuni tentativi, da parte delle maggiori case produttrici di ERP (Microsoft Dynamics365 for Finance, per citarne uno), ma al momento i servizi proposti sono poco più che versioni dimostrative, con evidenti limitazioni imposte dal modello "cloud" che si sta cercando di promuovere.

Il discorso è diverso per i prodotti di fascia bassa, finalizzati per lo più alla gestione della pura contabilità, adottabili da piccolissime aziende, studi professionali, artigiani o liberi professionisti, la cui preoccupazione principale è rispettare vincoli normativi di legge e che si adattano completamente al servizio offerto e non hanno alcuna necessità di personalizzazione.

Sicurezza dei dati

Non si può trascurare un ulteriore elemento di criticità che affligge l'offerta cosiddetta "cloud": le questioni legate alla sicurezza. Al di là degli attacchi hacker, sempre possibili soprattutto nei confronti di provider di servizi di dimensioni globali, ci interessa sottolineare la declinazione del termine "sicurezza" legata non tanto alla tecnologia, ma al fatto che gli attori che hanno accesso ai dati nel modello "cloud" sono almeno due: voi ed il provider del servizio. Sarete infatti costretti a firmare il documento di gestione della privacy del fornitore del servizio cloud, i cui termini non sono negoziabili in alcun modo, e che dovrete quindi integralmente accettare. Dal punto di vista operativo, il provider ha sempre accesso ai vostri dati, dal momento che opera come amministratore del servizio stesso. Egli può quindi, in qualsiasi momento e senza obbligo di comunicazione, fornire i vostri dati a soggetti terzi in tutte le situazioni/condizioni citate o riferite nel documento di gestione della privacy che avrete sottoscritto. Tutto questo senza nemmeno procedere ad ipotizzare la malafede o la connivenza del provider stesso in atti di cyber-crimine.

Risulta evidente che, soprattutto per imprese che trattano dati sensibili e/o riservati, adottare soluzioni cloud non sia assolutamente possibile. Per quanto gli argomenti trattati possano apparire estremi o statisticamente poco probabili, sta a voi stabilire il livello di privacy che desiderate per i dati della vostra azienda.

Accesso ai dati

Altro elemento che può assumere grande importanza è la questione dell'accesso ai dati. La delocalizzazione dei dati, il fatto che lo storage dei dati venga realizzato in maniera distribuita, in siti non bene identificati, e con politiche che non sono scelte dal cliente, determina il fatto che l'unica via di accesso ad essi rimanga l'applicazione ERP stessa. In alcuni casi il fornitore del servizio mette a disposizione una cruscotto contenente utility per la gestione dei dati, ma si tratta comunque di soluzioni generiche, offerte a tutti i clienti e che raramente permettono di risolvere le problematiche specifiche che si possono porre. Si tratta di un approccio molto diverso da quanto una azienda è solita poter fare operando direttamente sulla propria base dati. Avere un accesso diretto ai dati garantisce in qualsiasi momento l'accesso a basso livello a tutte le informazioni, a scopi di verifica extra-applicazione, reportistica e business intelligence extra-applicazione, ma soprattutto a scopi di integrazione con sottosistemi esterni all'ERP. Non è assolutamente detto che tutte le soluzioni di integrazione messe a disposizione da un ERP o dal sistema database ad esso sottostante (ad esempio Microsoft SQL Server) siano utilizzabili in un ambiente cloud.

Soluzione ibrida - "Private cloud"

Con un occhio al prospetto dei pro e contro proposto in precedenza, è possibile identificare soluzioni che si collocano più o meno a metà strada tra una offerta puramente on-prem e una puramente "cloud". Si tratta di soluzioni ibride, che mirano ad ottenere i benefici del cloud in termini di sicurezza dell'infrastruttura, disaster recovery, politiche di backup e diminuzione dei costi di manutenzione, e allo stesso tempo a mantenere le certezze fornite dal modello on-prem. Ed è esattamente questo che viene a volte proposto dai partner che implementano soluzioni ERP, consapevoli dei limiti di entrambi i modelli.

Ospitare il proprio database, contenente i propri dati e la propria applicazione ERP personalizzata, presso un datacenter esterno all'azienda permette di evitare investimenti in infrastrutture hardware e personale interno qualificato. E' possibile fruire delle politiche di backup e disaster recovery più avanzate e più sicure, senza preoccuparsi di dover intervenire in prima persona.

E' pur vero che una parte del risparmio dovrà essere investito in una valida soluzione di connettività, acquistando la linea primaria a banda larga e almeno una linea di backup su tecnologia alternativa; cosa non sempre facile in realtà molto variegate come quella del territorio italiano e quella dell'ecosistema di fornitori di connettività.

Conclusione

Da tutto quanto fin'ora detto, discende che l'offerta "cloud" non è semplicemente un diverso modo di pagare il software, come spesso viene trasmesso superficialmente da alcuni operatori commerciali a cui preme fare intravvedere al potenziale cliente un risparmio immediato. Si tratta di un approccio completamente diverso alla fruizione dell'applicazione, delle sue logiche e dei dati trattati.

Nel caso di prodotti ERP, allo stato attuale della tecnologia, sono ancora presenti criticità e zone d'ombra che portano a consigliare una valutazione più che attenta ed un atteggiamento critico e prudente nei confronti di offerta di tipo "cloud", in attesa di sviluppi tecnologici che impiegheranno comunque non meno di 5-6 anni a maturare.

Come scegliere il partner Microsoft Dynamics NAV ?

Negli ultimi anni l'ecosistema mondiale dei partner Microsoft per Dynamics NAV si è molto sviluppato, e ormai anche in Italia è presente un grande numero di partner, che vanno dai più grandi come Cap Gemini alle imprese più piccole e agili come Lycos. Ognuno ha i suoi punti di forza; per esempio, se appartieni al novero delle aziende medio-grandi (200+ dipendenti che utilizzano NAV) allora ha assolutamente senso scegliere un partner ben dimensionato, che avrà tutte le risorse per supportarti. Se siete, invece, una società più piccola, allora affidarsi ad un partner di dimensioni più contenute, più agile e flessibile può essere la scelta migliore.

Le 5 cose a cui pensare

• Il fatto che un partner sia dimensionato e strutturato non costituisce garanzia di avere a disposizione il team di consulenti più esperti. Sarete inizialmente approcciati da un team di persone che si occupano solo di prevendita e vendita. A causa del fatto che i consulenti NAV devono essere altamente qualificati e che tali figure sono relativamente rare, i più esperti (e costosi) saranno assegnati ai progetti più corposi e remunerativi. Se il vostro progetto non ha tali caratteristiche, probabilmente vi verrà assegnato un consulente meno esperto.
• I partner più piccoli, al contrario, tendono ad essere costituiti da professionisti esperti, che hanno creato la propria attività aggregandosi ad altre figure con pari esperienza e competenza. La chiave per essere competitivi, per queste realtà medio-piccole, risiede proprio nel mantenere elevata la qualità del proprio lavoro, per ottenere la soddisfazione del cliente e ridurre i costi. L'aspetto negativo di questo tipo di organizzazione è che spesso non sono in grado di garantire l'usuale livello di affidabilità a clienti di grandi dimensioni.
• Assicuratevi che l'azienda a cui vi state rivolgendo sia un partner Microsoft Dynamics NAV vero e proprio. Per esempio Lycos è un partner registrato, i cui professionisti hanno superato numerosi esami e sono in possesso di certificazioni ufficiali.
• Avrete bisogno di supporto e assistenza. I partner più grandi tendono ad avere elevati costi di supporto, dal momento che solitamente hanno dipendenti dedicati all'attività di helpdesk e un altrettanto elevato numero di clienti da gestire. Questo significa che la chiamata di assistenza può richiedere parecchio tempo per essere gestita e chiusa; raramente infatti il consulente di helpdesk sarà a conoscenza dei dettagli del progetto per cui riceve la chiamata, e sarà costretto ad aprire un ticket interno che sarà poi preso in carico dal team specifico di progetto. I partner più piccoli spesso non offrono un servizio di helpdek vero e proprio, e non richiedono i costi relativi; al cliente viene garantita la possibilità di contattare direttamente i consulenti di fiducia, che hanno sviluppato e lavorano sul progetto. Questo solitamente garantisce tempi di risposta più brevi e soluzioni più adeguate.
• I partner più grandi vi offriranno un account manager, una persona che vi visiterà o contatterà regolarmente. Queste figure tendono a non essere consulenti, solitamente hanno un taglio commerciale,  e rappresentano la vostra interfaccia con il partner. Nel caso vi affidiate ad un partner più piccolo, il vostro account manager sarà probabilmente il project manager, il consulente che ha guidato l'implementazione del vostro progetto e che conosce perfettamente la vostra realtà e le vostre caratteristiche.

Quanto è importante il vostro business?

La dedizione e la cura che si dedicano alla propria attività sono elementi essenziali e dipendono dallo spirito e dalla professionalità del singolo individuo. Nel caso dei partner più piccoli, spesso vi troverete a lavorare direttamente con i proprietari, con professionisti che condividono lo spirito imprenditoriale e sono in grado di condividere in profondità i vostri valori.

I 3 migliori consigli che possiamo darvi

Come scegliere un buon partner Microsoft Dynamics NAV per il vostro business.

1. Assicuratevi di comprendere a fondo le dinamiche della vostra azienda. Dopodiché abbinate il partner alle proprie esigenze. Se siete una azienda medio-grande (200+ dipendenti che utilizzano NAV) potete scegliere un partner dimensionato. Se siete una azienda medio-piccola affidatevi ad un partner più piccolo e dinamico. Se siete in dubbio, contattateci e vi aiuteremo a fare la scelta giusta per la vostra azienda.
2. L'esperienza vale più di ogni altra cosa. Al momento di scegliere il vostro partner Business Central - Dynamics NAV, chiedete a quale team sarete affidati: valutate attentamente competenze, capacità ed esperienza. Indipendentemente dalle dimensioni del partner, chiedete sempre referenze di settore e cercate il più qualificato della vostra zona.
3. Assicuratevi che il team del partner si integri bene con i key user interni. Una profonda condivisione delle informazioni e una proficua collaborazione sono essenziali per la riuscita del progetto. Sarà necessario comunicare efficacemente e senza alcuna riserva; se il team non si adatta alla vostra cultura, se non si riesce a stabilire un valido canale di comunicazione, allora non è il partner giusto per te. Ricordatevi che questa è una partnership a lungo termine.

I 3 migliori modi per aiutare se stessi

1. Comprendere i processi aziendali interni è indispensabile, per spiegarli in dettaglio al vostro partner.
2. Approfondite l'identificazione dei problemi e quanto questi impattino sul funzionamento dell'azienda; se non ci si conosce, allora non si potrà misurare il successo o giustificare un nuovo investimento.
3. Identificate le persone chiave per il progetto. Chi sarà il Project Manager interno? Un buon referente di progetto è essenziale. Chi sono i tuoi key user? Chiedeteci chiarimenti, se non vi sono chiari il ruolo e l'importanza di queste figure. Queste persone faranno la differenza relativamente al tempo di implementazione e ai costi del vostro prossimo progetto NAV. In altre parole: più approfondita è la conoscenza delle vostre dinamiche aziendali, più veloce, economico e facile risulterà l'implementazione del progetto NAV..

Per un approfondimento gratuito o per qualsiasi attività dimostrativa, contattateci adesso!

"Best practices" per l'implementazione di un progetto ERP

Al di là di quale sia la tipologia di business della tua azienda, l'implementazione di un sistema ERP è un progetto critico che deve essere preso molto sul serio. A cominciare dalle preoccupazioni circa i costi e la valutazione del ROI, proseguendo con considerazioni pratiche su chi gestirà il processo di implementazione presso la vostra azienda, gli sforzi di implementazione ERP richiedono impegno da parte di un capace team di progetto e di sostegno da parte della direzione per garantire il successo.

Non c'è niente da aggiungere in merito al fatto che l'implementazione ERP è una grande impresa, ma è altrettanto vero che il processo non deve essere doloroso. Con una corretta pianificazione ed esecuzione, l'implementazione di un sistema ERP dovrebbe essere un processo regolare e che permetta rapidamente di fare sentire i propri benefici in termini di efficienza di tutta l'azienda. Presentiamo di seguito alcuni consigli per la corretta implementazione di un progetto ERP.

Selezionare l'approccio migliore per il tuo business

Data la vasta gamma di funzioni e applicazioni incluse in un ERP, non dovrebbe essere una sorpresa il fatto che vi siano diversi tipi di implementazioni e diversi approcci. L'approccio completamente custom, in voga negli anni '80 del secolo scorso, è rappresentato dalla costruzione di un prodotto completamente personalizzato, dalle fondamenta fino ai dettagli conclusivi, programmandolo così dal basso verso l'alto. Varie considerazioni (techiche, di costo e opportunità) sconsigliano decisamente l'adozione di questa strategia al giorno d'oggi.

Una valida alternativa è l'adozione di un prodotto ERP che possa vantare un grande numero di installazioni nel mondo, una copertura funzionale completa e caratteristiche di personalizzabilità che lo rendano uno strumento flessibile e adattabile alla vostra azienda. Questa è oggi sicuramente la via che offre maggiori garanzie in termini di protezione dell'investimento e ROI.

Creare consenso intorno al progetto

Coinvolgere la dirigenza della società significa di più che semplicemente ottenere l'approvazione per l'investimento in una soluzione ERP; vuol dire educare il management su ciò che significa implementare un ERP per l'azienda. Più di un semplice software, la tecnologia ERP è in grado di trasformare il business, un'idea che i dirigenti devono sostenere prima ancora di procedere con qualsiasi altro sforzo di implementazione. Comunicazione frequenti da parte dei dirigenti su piani di attuazione del progetto e sui processi di cambiamento sono vitali per aiutare a costruire consenso e anche entusiasmo in tutta l'azienda.

Stabilire obiettivi realistici

Il software ERP è una potente tecnologia in grado di semplificare i processi, migliorare la visibilità, ridurre i costi e cambiare completamente il modo in cui la vostra azienda fa business; ma tutto questo non accadrà improvvisamente durante una notte. Il tutto richiede un'attenta pianificazione e il corretto tempo di esecuzione. Per accellerare il processo di attuazione, occorre assicurarsi che tute le attività di progetto siano valutate e panificate in modo appropriato e accurato.

Concentrarsi sulle persone

Prima di iniziare qualsiasi implementazione ERP, assicuratevi che la vostra società garantisca al personale le risorse di tempo e energia per seguire il progetto fino al suo completamento. Questo può sembrare un punto ovvio, ma molte aziende tendono ad anticipare l'adozione del sistema senza adeguata formazione e preparazione per il personale. Questo genera un iniziale aumento del carico di lavoro, anche significativo, con conseguenti ritardi, ansie, frustrazioni e insoddisfazioni generali. Identificare un responsabile interno di progetto, affiancato da un team di key-users, contribuirà a garantire che il progetto si svolga senza intoppi. E' importante identificare un team leader con competenze di project management, in grado di facilitare la comunicazione di squadra, risolvere eventuali problemi che possono sorgere, e monitorare l'avanzamento con precisione.

Tenere queste best practices bene in mente vi aiuterà a mantenere il processo di implementazione sui binari giusti, aumentando significativamente le probabilità di successo del progetto, il rispetto dei tempi previsti e dei costi preventivati.

Periodo di pay-back

Nel momento in cui una società si appresta a valutare l’investimento in un progetto ERP, una delle domande più importanti che viene posta è: quanto tempo impiegheremo a recuperare il nostro investimento? È una domanda d’obbligo per i CIO/CFO e per i responsabili IT. Un sistema ERP rappresenta un significativo investimento, non solo in termini di capitali, ma anche in termini di risorse umane. Anche se copertura funzionale, caratteristiche di implementazione e durata prevista del progetto sono criteri di decisione molto importanti, un breve periodo di pay-back e un ROI alto saranno elementi fondamentali per scegliere tra un fornitore ERP e l’altro.

Il periodo di pay-back è definito come il periodo di tempo impiegato per recuperare l'investimento complessivo del progetto; questo calcolo inizia fin dalle prime fasi preliminari del progetto. Il modo più comune per determinare il periodo di pay-back è attraverso il modello di flusso di cassa attualizzato, che tiene conto dei risparmi totali, dei costi e benefici realizzati durante il processo di implementazione del sistema ERP. I dati a disposizione indicano che la maggior parte delle implementazioni ERP completate con successo hanno un periodo di pay-back compreso tra due e tre anni. Secondo gli studi condotti negli ultimi tre anni, il periodo medio di pay-back è distribuito come di seguito esposto:

Quando si confronta il periodo di pay-back di Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, Epicor e Infor, la ricerca mostra che questi cinque principali vendor ERP hanno tutti periodi di pay-back simili: da 2,6 anni a 3,2 anni. È interessante notare come il periodo di pay-back medio della categoria “Altri” sia solo 1,8 anni. Questo è principalmente dovuto al fatto che in tale categoria ricadono gli ERP di fascia bassa, caratterizzati da costi di licenza più contenuti e caratteristiche di implementazione che determinano progetti meno complessi e con tempi inferiori.

Risultati survey

Qual è un periodo di pay-back accettabile per progetti ERP ? (Domanda posta ad aziende europee e nord-americane di medie dimensioni nel triennio 2014-2017)

I risultati risentono in grande misura del livello culturale del management aziendale: l’accettabilità di un tempo di pay-back è infatti strettamente legata agli obiettivi che l’azienda si pone nel momento di intraprendere un processo come l’implementazione di un sistema ERP. Un panel di aziende di piccole dimensioni presenterà un picco associato ad un breve tempo di pay-back, mentre aziende più dimensionate, ed in grado di porsi obiettivi più ambiziosi, saranno disposte ad accettare tempi di pay-back più lunghi, al di là dei semplici costi di licenza del software. Questo spiega l’andamento dei dati ottenuti dalla survey.